Ewolucja technologii nieustannie kształtuje otaczający nas świat, przekształcając tradycyjne modele pracy i wprowadzając innowacje w każdym sektorze. Kiedy myślimy o dziale księgowo-finansowym, wyobrażenia o pełnych papierów biurkach i ciągłym wprowadzaniu danych ręcznie mogą być pierwszymi, które przychodzą nam na myśl. Jednak rzeczywistość jest zupełnie inna. W epoce cyfrowej, sektor ten jest świadkiem prawdziwej rewolucji, w której cyfrowi współpracownicy stają się kluczowymi graczami.
Jak więc nowoczesna technologia przekształca tradycyjne działania księgowo-finansowe w bardziej wydajne, dokładne i innowacyjne procesy?
Zacznijmy od krótkiej definicji:
Robotyzacja Procesów Biznesowych (RPA) to technologia, która pozwala na automatyzację rutynowych, powtarzalnych zadań w biznesie poprzez wykorzystanie oprogramowania - robota, które naśladuje działania ludzi w systemach informatycznych.
Jakie zadania i procesy najlepiej automatyzować?
Kiedy decydujemy się na robotyzację pewnych procesów w organizacji, istotne jest, aby wiedzieć, które z nich nadają się do tego najlepiej. W analizie pomocne mogą okazać się poniższe kryteria wyboru procesów do automatyzacji:
Procesy powtarzalne:
Oznacza to zadania wykonywane w taki sam sposób za każdym razem. Jeśli proces jest stały i nie wymaga ludzkiego osądu, jest idealny do automatyzacji. Na przykład, proces wprowadzania danych z faktur do systemu jest powtarzalny i można go łatwo zautomatyzować.
Wysoki wolumen transakcji:
Procesy, które obejmują duże ilości transakcji, są doskonałymi kandydatami do automatyzacji. Przykładowo, jeśli dział finansowy regularnie odpowiada za rozliczenia bankowe i musi porównywać setki transakcji bankowych z wpisami księgowymi każdego dnia, automatyzacja tego procesu może być kluczem do zwiększenia efektywności.
Standardowe wejścia i wyjścia:
Jeśli dane wejściowe i wyjściowe w procesie są konsekwentne i łatwo zidentyfikowalne, ułatwia to proces automatyzacji. Dla działu księgowości, standardowy format faktur jest idealny do automatyzacji, ponieważ system może łatwo rozpoznać potrzebne dane.
Niski poziom wyjątków:
Procesy, które rzadko napotykają na niestandardowe sytuacje lub błędy, są łatwiejsze do automatyzacji. Gdy proces jest prosty i przejrzysty, bez konieczności podejmowania skomplikowanych decyzji, ryzyko błędów jest minimalne, co sprawia, że jest idealnym kandydatem do robotyzacji.
Kiedy już znamy kluczowe kryteria wyboru procesów do automatyzacji, warto zastanowić się, które zadania w działach księgowo-finansowych są najczęściej poddawane tej transformacji. Znając typowe obszary do zautomatyzowania, możemy lepiej dostosować nasze podejście i strategię do własnych potrzeb.
Które procesy w świecie finansów najczęściej przyjmują pomoc "cyfrowych rąk"?
Rozliczanie faktur:
Automatyzacja w obszarze rozliczania faktur zaczyna się od momentu, gdy faktura wchodzi w cykl życia firmy. Cyfrowi Współpracownicy mogą przechwytywać dane z faktur, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania informacji. Następnie systemy mogą automatycznie porównywać te dane z odpowiednimi zamówieniami czy umowami. Jeśli dane się zgadzają, płatność może być inicjowana bez ingerencji człowieka, co przyspiesza proces i zmniejsza ryzyko błędów.
Rekoncyliacja kont bankowych:
Rekoncyliacja, czyli proces porównywania transakcji bankowych z wpisami księgowymi, bywa czasochłonna i narażona na błędy, jeśli jest wykonywana ręcznie. Automatyzacja tego procesu pozwala na niemal natychmiastowe porównanie tych danych, identyfikując rozbieżności i umożliwiając szybką korektę.
Generowanie raportów finansowych:
Dzięki automatyzacji, generowanie raportów, które kiedyś zajmowało dni lub nawet tygodnie, teraz może być zrealizowane w ciągu kilku godzin lub minut. Systemy mogą zbierać dane z różnych źródeł, przetwarzać je i prezentować w klarownej formie, dostosowanej do potrzeb danej organizacji.
Zarządzanie należnościami i zobowiązaniami:
Zamiast polegać na ludziach do monitorowania płatności i wysyłania przypomnień, Cyfrowi Współpracownicy mogą śledzić te płatności w czasie rzeczywistym. Jeśli płatność jest opóźniona, system automatycznie wysyła przypomnienie, co pomaga w utrzymaniu płynności finansowej.
Przetwarzanie wypłat:
Obliczanie wynagrodzeń pracowników, zwłaszcza w dużych organizacjach, może być skomplikowane. Automatyzacja tego procesu pozwala uwzględnić różne czynniki - od podstawowej stawki godzinowej, przez premie, po nadgodziny - i dokładnie obliczyć należne wynagrodzenie. Co więcej, systemy mogą również uwzględniać składniki takie jak podatki, ubezpieczenia społeczne czy świadczenia dodatkowe, co gwarantuje, że każdy pracownik otrzymuje dokładnie tyle, ile powinien.
Budżetowanie i prognozowanie:
W dziale księgowo-finansowym, dokładne budżetowanie i prognozowanie są kluczem do sukcesu. Tradycyjnie, te procesy wymagały zbierania danych z wielu źródeł, co było czasochłonne i narażone na błędy. Dzięki RPA, można zautomatyzować zbieranie tych danych, co znacząco skraca czas potrzebny na ich analizę. Roboty mogą również przeprowadzać bieżącą analizę wahań finansowych w porównaniu z założonymi budżetami i prognozami, umożliwiając szybsze dostosowywanie się do zmieniających się warunków rynkowych.
Zarządzanie podatkami:
Dział księgowo-finansowy jest odpowiedzialny za prawidłowe i terminowe rozliczenie podatków. Zastosowanie RPA w tym obszarze pozwala na automatyczne zbieranie wszystkich niezbędnych dokumentów i informacji, a także ich weryfikację pod kątem spójności i zgodności z obowiązującymi przepisami. Ponadto, roboty mogą być programowane do monitorowania zmian w przepisach podatkowych, co ułatwia dostosowywanie się do nowych wymogów i minimalizuje ryzyko błędów.
Zarządzanie aktywami trwałymi:
Aktywa trwałe, takie jak budynki, maszyny, urządzenia czy sprzęt komputerowy, wymagają regularnej kontroli i monitorowania przeglądów technicznych. RPA może automatycznie monitorować te aktywa, rejestrując wszelkie przychody i rozchody składników majątku, a także weryfikować zasadność zastosowanych stawek amortyzacyjnych z okresem ich użytkowania . Roboty mogą także przeprowadzać regularne przeglądy wartości aktywów, co pomaga w dokładniejszym szacowaniu ich wartości i prognozowaniu przyszłych inwestycji.
Analiza kosztów:
W dzisiejszym konkurencyjnym środowisku biznesowym, firmy muszą dokładnie analizować i kontrolować swoje koszty. Tradycyjne metody analizy często są czasochłonne i nieprecyzyjne. Dzięki RPA, firmy mogą automatycznie zbierać dane z różnych źródeł i przeprowadzać dokładne analizy kosztów. Roboty mogą identyfikować obszary potencjalnych oszczędności, monitorować wydatki w porównaniu z założonymi budżetami, a także przewidywać przyszłe koszty oparte na historycznych danych.
Ostatecznie, automatyzacja w księgowości i finansach nie tylko przyspiesza procesy i redukuje błędy, ale również pozwala specjalistom w dziedzinie finansów skupić się na bardziej wartościowych i strategicznych zadaniach.
Jak automatyzacja w księgowości i finansach może wyglądać w praktyce?
Poniżej przedstawimy przykład schematu działania robota na podstawie analizy procesu rozliczania faktur, które jest jednym z kluczowych procesów w każdym dziale księgowo-finansowym. Składa się z wielu kroków, które muszą być dokładnie przestrzegane, aby zapewnić prawidłowość i terminowość płatności. Automatyzacja tego procesu może przynieść znaczące korzyści w zakresie efektywności i dokładności.
Co przyniesie przyszłość…
W ciągu ostatnich lat obserwowaliśmy dynamiczny rozwój technologii RPA (Robotic Process Automation) w obszarach księgowości i finansów. Według raportu Deloitte z 2022 roku, 73% organizacji w skali globalnej korzysta już z technologii RPA, a ponad połowa planuje zwiększyć inwestycje w tej dziedzinie w najbliższej przyszłości. Ta tendencja jest wyjątkowo silna w sektorze finansowym, gdzie precyzja i szybkość są kluczowe. Przyszłość zapowiada się więc obiecująco...
Słowem podsumowania…
Automatyzacja w księgowości i finansach pozwala nie tylko zaoszczędzić czas i zredukować ryzyko błędów, ale także ułatwia śledzenie płatności i zapewnia lepszą widoczność finansów firmy. Co więcej, dzięki cyfrowemu przechowywaniu faktur, firma może łatwo dostosować się do wymogów prawnych dotyczących archiwizacji dokumentów. W dobie rosnącego nacisku na efektywność i dokładność, automatyzacja tego kluczowego procesu jest nie tylko pożądana, ale wręcz niezbędna.
Masz pytania? Skontaktuj się z nami!
Jeśli po przeczytaniu tego artykułu masz więcej pytań dotyczących etapów wdrożenia, szkoleń lub jakiegokolwiek innego tematu związanego z robotyzacją w dziale księgowo-finansowym, nie krępuj się! Pozostaw swoje dane kontaktowe, a my z przyjemnością odpowiemy na wszystkie Twoje pytania.