Automatyzacja pracy w logistyce. 9 przykładów zastosowania.

Automatyzacja, zwłaszcza w dziale logistyki, to nieuchronna przyszłość współczesnego biznesu. Dzięki technologii robotyzacji, wiele rutynowych i czasochłonnych zadań staje się łatwiejszych i efektywniejszych. W tym artykule skupimy się na najbardziej istotnych i najczęściej stosowanych praktykach wykorzystania RPA w logistyce.

1. Zarządzanie zamówieniami

W dzisiejszych czasach zarządzanie zamówieniami przekształca się z tradycyjnych, ręcznych metod w bardziej zautomatyzowane i efektywne procesy, dzięki technologii Robotic Process Automation. Kluczowym aspektem tej transformacji jest zdolność robotów do interakcji z różnymi kanałami komunikacyjnymi, takimi jak sklepy internetowe, e-maile i zintegrowane systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP).

• Integracja z wieloma platformami: Niezależnie od tego, czy klient składa zamówienie przez stronę internetową, wysyła je e-mailem czy korzysta z dedykowanego portalu, roboty RPA są w stanie automatycznie i natychmiast odbierać te dane. Dzięki temu zamówienia są procesowane szybciej, a szansa na błędy ludzkie jest zminimalizowana.

• Aktualizacja systemów w czasie rzeczywistym – wprowadzanie danych: Po odebraniu zamówienia roboty RPA niezwłocznie aktualizują odpowiednie systemy zarządzania, takie jak systemy ERP (np. SAP, Exact i inne) zarządzania relacjami z klientem (CRM) lub systemy zarządzania zamówieniami. W rezultacie, menedżerowie mają natychmiastowy dostęp do aktualnych danych, co pozwala na lepsze zarządzanie procesem.

• Powiadamianie odpowiednich osób: Ważne jest, aby odpowiednie osoby w organizacji były informowane o nowych zamówieniach lub ewentualnych problemach. Roboty RPA mogą być zaprogramowane do wysyłania automatycznych powiadomień, np. e-maili lub wiadomości tekstowych, do menedżerów sprzedaży, działu logistyki czy obsługi klienta, co zapewnia szybką reakcję na pojawiające się potrzeby.

• Śledzenie statusu zamówień: Jednym z najważniejszych aspektów zarządzania zamówieniami jest zdolność do śledzenia ich statusu w czasie rzeczywistym. Klienci cenią sobie możliwość sprawdzania, gdzie znajduje się ich zamówienie w danym momencie. Dzięki RPA przedsiębiorstwa mogą automatycznie monitorować i aktualizować status zamówień w całym łańcuchu dostaw, od momentu złożenia zamówienia przez produkcję aż po dostawę.

Końcowym wynikiem jest bardziej płynny, efektywny i zautomatyzowany proces zarządzania zamówieniami, który nie tylko przyspiesza czas realizacji i redukuje koszty operacyjne, ale także znacząco poprawia doświadczenia klientów. 2. Zarządzanie fakturami przewoźników

W tradycyjnym modelu ten proces jest czasochłonny, narażony na błędy ludzkie i często wymaga ręcznego sprawdzania oraz porównywania faktur z umowami i zleceniami transportowymi. Dzięki technologii Robotic Process Automation można jednak zautomatyzować i zoptymalizować ten proces w następujący sposób:

• Automatyczne pobieranie faktur: Roboty RPA mogą być zaprogramowane do regularnego pobierania nowych faktur od przewoźników z ich systemów lub przez e-mail. Dzięki temu faktury są natychmiast dostępne do przetworzenia.

• Weryfikacja zgodności: Roboty automatycznie porównują dane z faktury z informacjami zawartymi w systemach zarządzania przewozami. Sprawdzają ceny, ilości, terminy oraz inne kluczowe informacje, aby upewnić się, że faktura jest zgodna z wcześniejszymi umowami i zleceniami.

• Wykrywanie niezgodności: W przypadku wykrycia rozbieżności między fakturą a umową lub zleceniem, system RPA automatycznie generuje powiadomienie dla odpowiedniego działu lub osoby odpowiedzialnej za rozwiązanie problemu.

• Integracja z systemami księgowości: Po weryfikacji i zatwierdzeniu faktury, roboty RPA mogą automatycznie wprowadzać odpowiednie dane do systemów księgowości, przyspieszając proces rozliczeń.

• Automatyczne archiwizowanie: Po przetworzeniu i zatwierdzeniu faktury, system RPA może zarchiwizować ją w odpowiednim miejscu, upewniając się, że wszelkie dokumenty są łatwo dostępne na wypadek przyszłych potrzeb.

• Generowanie raportów: Roboty mogą regularnie tworzyć raporty dotyczące faktur od przewoźników, wskazując np. średni czas przetwarzania, wykryte niezgodności czy koszty przewozów w danym okresie.

Korzystanie z RPA w zarządzaniu fakturami przewoźników pozwala firmom na znaczącą poprawę efektywności, redukcję błędów oraz oszczędność czasu pracowników, którzy dzięki automatyzacji mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach. Automatyzacja tego procesu przyczynia się także do lepszego monitoringu kosztów związanych z przewozami i budowania bardziej transparentnych relacji z dostawcami usług transportowych. 3. Optymalizacja trasy przewozu

Kluczowy element w logistyce, wpływający na koszty, efektywność i terminowość dostaw. W tradycyjnym modelu planowanie trasy może być czasochłonne i narażone na błędy. Automatyzacja pracy w logistyce może znacząco usprawnić ten proces:

• Automatyczne zbieranie danych: Roboty RPA mogą zbierać dane z różnych źródeł, takich jak systemy zarządzania flotą, informacje o ruchu drogowym czy mapy. Pozwala to na uzyskanie kompleksowego obrazu trasy przewozu.

• Analiza wielu wariantów: Na podstawie zgromadzonych danych roboty mogą automatycznie analizować różne warianty tras, uwzględniając takie czynniki jak odległość, czas przewozu, koszty paliwa czy opłaty drogowe.

• Optymalizacja trasy: Dzięki zaawansowanym algorytmom RPA może proponować optymalne trasy przewozu, które minimalizują koszty i czas dostawy, jednocześnie uwzględniając wszelkie ograniczenia, takie jak godziny pracy kierowców czy regulacje dotyczące przewozu niektórych towarów.

• Dynamiczna adaptacja: W przypadku niespodziewanych zmian, takich jak wypadki drogowe, awarie pojazdów czy zmiany w planie dostaw, roboty RPA mogą dynamicznie dostosowywać trasę, proponując alternatywne rozwiązania w czasie rzeczywistym.

• Integracja z systemami zarządzania flotą: Po ustaleniu optymalnej trasy, RPA może automatycznie przekazywać dane do systemów zarządzania flotą, informując kierowców o proponowanej trasie oraz ewentualnych zmianach w trasie podczas jazdy.

• Monitorowanie w czasie rzeczywistym: Roboty RPA mogą w czasie rzeczywistym monitorować postępy w realizacji trasy, porównując rzeczywistą trasę z planowaną i informując o ewentualnych opóźnieniach czy problemach.

Raportowanie i analiza: Po zakończeniu przewozu roboty mogą generować raporty dotyczące wydajności trasy, kosztów czy ewentualnych problemów, co pozwala na ciągłe doskonalenie procesu planowania. Zastosowanie robotyzacji w optymalizacji trasy przewozu pozwala firmom na znaczące oszczędności, poprawę jakości dostaw oraz lepszą reakcję na niespodziewane wyzwania. Automatyzacja tego procesu umożliwia skuteczniejsze wykorzystanie zasobów firmy oraz zwiększa satysfakcję klientów dzięki bardziej punktualnym dostawom.

4. Zarządzanie zapasami

Jako zasadniczy czynnik w procesie nadzoru nad łańcuchem dostaw, wpływa bezpośrednio na zdolność przedsiębiorstwa do zaspokajania oczekiwań klientów oraz skuteczne zarządzanie środkami obrotowymi. Tradycyjne metody często polegają na ręcznym monitorowaniu i prognozowaniu zapotrzebowania, co może prowadzić do niedoborów lub nadmiernego gromadzenia zapasów.

Robotyzacja procesów biznesowych wnosi rewolucję w ten obszar:

• Automatyczne monitorowanie zapasów: Roboty RPA ciągle skanują dane z systemów zarządzania zapasami, śledząc aktualne poziomy oraz tempo zużycia produktów.

• Analiza danych historycznych: Dzięki przetwarzaniu dużych ilości danych, RPA może analizować wzory sprzedaży z przeszłości, identyfikując sezonowe wahania czy inne trendy w zapotrzebowaniu.

• Prognozowanie przyszłego zapotrzebowania: Na podstawie analizy danych historycznych oraz bieżących informacji o rynku, roboty RPA mogą generować prognozy dotyczące przyszłego zapotrzebowania na produkty.

• Automatyczne generowanie zleceń zakupu: Gdy poziom zapasów osiągnie określony próg, system RPA może automatycznie generować zlecenia zakupu, zapewniając, że zapasy są uzupełniane w odpowiednim czasie.

• Optymalizacja poziomów zapasów: Roboty RPA mogą pomóc w ustaleniu idealnych poziomów zapasów bezpieczeństwa dla różnych produktów, minimalizując ryzyko braku towaru, jednocześnie unikając zbędnego gromadzenia zapasów.

• Integracja z dostawcami: Automatyzując procesy zakupowe, RPA może komunikować się bezpośrednio z systemami dostawców, skracając czas realizacji zamówień i poprawiając precyzję dostaw.

• Raportowanie i analiza: Roboty mogą regularnie generować raporty dotyczące skuteczności zarządzania zapasami, wskazując na potencjalne obszary do poprawy.

Automatyzacja pracy w logistyce pozwala firmom na lepsze dostosowanie się do potrzeb rynku, zwiększenie efektywności operacyjnej i finansowej oraz poprawę relacji z dostawcami i klientami. Dzięki automatyzacji tego procesu firmy mogą skupić się na strategicznych inicjatywach, jednocześnie mając pewność, że codzienne operacje zarządzania zapasami są realizowane w sposób optymalny. 5. Zarządzanie zwrotami

Jest to jeden z najbardziej skomplikowanych aspektów działalności handlowej i logistycznej. Współcześni konsumenci oczekują łatwych i szybkich procesów zwrotu, które jednocześnie są kosztowne i złożone dla firm. Wykorzystanie Robotic Process Automation w zarządzaniu zwrotami może znacząco poprawić efektywność i satysfakcję klienta:

• Automatyczne przyjmowanie zgłoszeń: Roboty RPA mogą automatycznie przetwarzać zgłoszenia zwrotu od klientów, które przychodzą przez różne kanały, takie jak strony internetowe, e-maile czy czaty.

• Weryfikacja uprawnienia do zwrotu: Na podstawie zdefiniowanych reguł i polityki zwrotów, system RPA może automatycznie weryfikować, czy dany produkt kwalifikuje się do zwrotu, analizując takie czynniki jak data zakupu, stan produktu czy przyczyna zwrotu.

• Komunikacja z klientem: Roboty mogą automatycznie informować klienta o statusie jego zgłoszenia, akceptacji zwrotu i przewidywanym czasie realizacji.

• Koordynacja logistyki: RPA może współpracować z systemami logistycznymi, aby zautomatyzować proces odbioru produktu od klienta, przetwarzania w centrum logistycznym i ewentualnego ponownego umieszczania go w obiegu.

• Analiza przyczyn zwrotów: Roboty RPA mogą zbierać i analizować dane dotyczące przyczyn zwrotów, identyfikując potencjalne problemy z jakością produktu, błędy w opisach czy inne obszary wymagające poprawy.

• Aktualizacja stanu magazynowego: Po przetworzeniu zwrotu, system RPA może automatycznie aktualizować stany magazynowe, uwzględniając zwrócone produkty.

• Integracja z systemami finansowymi: W przypadku akceptacji zwrotu, roboty mogą inicjować procesy zwrotu środków dla klienta, komunikując się bezpośrednio z systemami płatności czy księgowości.

• Raportowanie i analiza: RPA może generować regularne raporty dotyczące zwrotów, ich przyczyn, kosztów związanych z przetwarzaniem oraz wpływu na satysfakcję klienta.

Zastosowanie automatyzacji w zarządzaniu zwrotami pozwala firmom na skrócenie czasu przetwarzania zwrotów, redukcję błędów i poprawę doświadczenia klienta. Dzięki automatyzacji tego obszaru przedsiębiorstwa mogą lepiej rozumieć przyczyny zwrotów i podejmować działania mające na celu ich redukcję w przyszłości.

6. Zarządzanie cłami i taryfami

Złożoność przepisów, różnice między krajami oraz konieczność dokładnego przetwarzania dokumentów sprawiają, że ten obszar jest idealnym kandydatem do automatyzacji przy użyciu Robotic Process Automation.

• Automatyczne przetwarzanie dokumentów celnych: Roboty RPA mogą rozpoznawać i przetwarzać dokumenty celne, takie jak deklaracje, faktury czy listy przewozowe, eliminując błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych.

• Obliczanie taryf: Na podstawie danych z dokumentów oraz aktualnych stawek cłowych, system RPA może automatycznie obliczać należne taryfy i podatki dla różnych kategorii produktów i kierunków przesyłki.

• Sprawdzanie aktualnych przepisów: Roboty mogą być programowane do regularnego sprawdzania baz danych lub oficjalnych źródeł informacji w poszukiwaniu aktualizacji przepisów cłowych i taryfowych, co pozwala na szybką adaptację do zmieniających się warunków.

• Generowanie zgodnych dokumentów: RPA może automatycznie wypełniać i generować wymagane formularze cłowe, gwarantując ich zgodność z obowiązującymi przepisami.

• Komunikacja z urzędami celnymi: Niektóre systemy celników pozwalają na automatyczne zgłaszanie i komunikację w zakresie procedur celnych. Roboty RPA mogą być integrowane z tymi platformami, aby automatycznie przesyłać dokumenty i odbierać odpowiedzi.

• Analiza kosztów i optymalizacja: Dzięki gromadzeniu danych dotyczących opłat cłowych, RPA może pomóc firmom w analizie kosztów i identyfikacji potencjalnych oszczędności, np. poprzez zmianę dostawców lub kierunków transportu.

• Monitorowanie i raportowanie: Roboty mogą automatycznie generować raporty dotyczące działalności celnej, wskazując na ewentualne niezgodności, opóźnienia czy inne problemy.

• Integracja z systemami logistycznymi i finansowymi: RPA może współpracować z wewnętrznymi systemami firmy, synchronizując dane dotyczące opłat cłowych z procesami logistycznymi i księgowymi.

Zastosowanie RPA w zarządzaniu cłami i taryfami pozwala firmom na zwiększenie efektywności, zmniejszenie ryzyka błędów oraz poprawę zgodności z przepisami. W świecie stale zmieniających się regulacji handlu międzynarodowego, automatyzacja tego obszaru jest kluczem do utrzymania konkurencyjności i minimalizacji nieprzewidzianych kosztów. 7. Kontrola jakości

Jako nieodzowny element procesu produkcyjnego i dystrybucyjnego, ma na celu zapewnienie, że dostarczane produkty spełniają określone standardy i oczekiwania klientów. Automatyzacja pracy w tej dziedzinie może przynieść znaczące korzyści w zakresie efektywności i dokładności:

• Automatyczne gromadzenie danych: Roboty RPA mogą zbierać dane z różnych źródeł, takich jak sensory, urządzenia pomiarowe czy systemy produkcyjne, i rejestrować je w jednym, scentralizowanym miejscu.

• Analiza wyników: Na podstawie zdefiniowanych kryteriów i standardów, RPA może automatycznie analizować wyniki kontroli jakości, identyfikując produkty niespełniające wymagań lub wykazujące odchylenia od normy.

• Powiadamianie o niezgodnościach: W przypadku wykrycia problemu, roboty mogą automatycznie powiadamiać odpowiednie osoby lub zespoły, umożliwiając szybką interwencję i korektę.

• Integracja z innymi systemami: Roboty RPA mogą być zintegrowane z systemami zarządzania produkcją (MES) lub systemami zarządzania jakością (QMS), umożliwiając automatyczne aktualizacje statusów, generowanie alertów czy inicjowanie działań korygujących.

• Archiwizacja wyników: Wszystkie wyniki kontroli jakości są automatycznie archiwizowane, co umożliwia późniejsze przeglądanie, analizę trendów oraz udostępnianie danych audytorom czy partnerom biznesowym

• Raportowanie i analiza trendów: Dzięki gromadzeniu danych w czasie rzeczywistym, RPA umożliwia tworzenie zaawansowanych raportów i analiz, które pomagają w identyfikacji obszarów wymagających poprawy oraz monitorowaniu efektywności wprowadzanych zmian.

• Wsparcie dla ciągłej poprawy: Dzięki automatycznemu monitorowaniu i analizie, przedsiębiorstwa mogą lepiej zrozumieć przyczyny problemów z jakością, co prowadzi do bardziej świadomych decyzji w zakresie optymalizacji procesów.

• Zwiększenie zadowolenia klienta: Automatyczna kontrola jakości i szybka reakcja na niezgodności przyczyniają się do dostarczania produktów o wyższej jakości, co bezpośrednio wpływa na zadowolenie klienta.

Wykorzystanie automatyzacji w kontroli jakości umożliwia firmom szybszą i dokładniejszą analizę produktów, minimalizując ryzyko błędów ludzkich. W efekcie, organizacje mogą lepiej zarządzać jakością, osiągając wyższy poziom zadowolenia klienta i zwiększając efektywność operacyjną.

8. Zarządzanie magazynem

Stanowi podstawowy aspekt w łańcuchu dostawczo-dystrybucyjnym, a jego właściwe prowadzenie oddziałuje na satysfakcję klienta, nakłady finansowe i ogólną wydajność firmy. Implementacja Robotic Process Automation w kwestiach magazynowych otwiera drzwi do wielu możliwości poprawy i optymalizacji. 

• Automatyczne przyjęcie towaru: Roboty RPA po otrzymaniu zeskanowanych dokumentów , takich jak listy przewozowe czy faktury mogą automatycznie aktualizować systemy magazynowe i rejestrować przyjęte towary.

• Optymalizacja kompletacji: Dzięki analizie danych, RPA może wspierać w wyznaczaniu optymalnej trasy dla pracowników lub robotów magazynowych, skracając czas kompletacji i minimalizując błędy.

• Automatyczne generowanie dokumentów wysyłkowych: Po skompletowaniu zamówienia roboty RPA mogą automatycznie generować niezbędne dokumenty, takie jak listy przewozowe, etykiety czy faktury.

• Monitorowanie stanów magazynowych: System RPA może w czasie rzeczywistym śledzić poziomy zapasów, informować o konieczności dokupienia towarów lub wskazywać produkty o zbliżającej się dacie ważności.

• Integracja z dostawcami i odbiorcami: RPA może automatycznie komunikować się z systemami dostawców i odbiorców, synchronizując dane dotyczące zamówień, dostaw i zwrotów.

• Optymalizacja przestrzeni magazynowej: Dzięki analizie danych, RPA może pomóc w optymalnym rozmieszczeniu produktów w magazynie, co przekłada się na lepsze wykorzystanie przestrzeni i szybszą kompletację.

• Zapewnienie zgodności i bezpieczeństwa: Roboty RPA mogą monitorować przestrzeganie procedur i regulacji magazynowych, jak również kontrolować dostęp do pewnych produktów czy stref magazynu.

• Raportowanie i analiza: Dzięki ciągłemu gromadzeniu danych, systemy RPA umożliwiają generowanie szczegółowych raportów na temat działalności magazynowej, identyfikację obszarów wymagających poprawy oraz monitorowanie wskaźników wydajności.

• Automatyczne reagowanie na zmienne warunki: W przypadku niespodziewanych sytuacji, takich jak opóźnienia w dostawach, roboty RPA mogą dynamicznie dostosowywać plany magazynowe, minimalizując potencjalne zakłócenia.

Automatyzacja pracy w logistyce, szczególnie w zarządzaniu magazynem, pozwala na zwiększenie efektywności, redukcję błędów oraz lepsze dostosowanie do dynamicznie zmieniających się warunków rynkowych. W rezultacie, organizacje mogą osiągać lepsze wyniki finansowe i zwiększać zadowolenie swoich klientów.

9. Zarządzanie kontraktami z dostawcami

Jako nieodłączny element współpracy biznesowej, wymaga precyzyjnego nadzoru nad szczegółami i terminami zawartych umów. Współczesna technologia, w szczególności Robotyzacja procesów biznesowych, może przynieść znaczące ułatwienia w tym obszarze:

• Automatyczne przypomnienia o terminach: Roboty RPA mogą śledzić daty ważności kontraktów, terminy realizacji dostaw czy płatności, wysyłając automatyczne powiadomienia odpowiedzialnym działom lub osobom przed zbliżającym się terminem.

• Porównywanie warunków umowy z rzeczywistością: RPA może automatycznie weryfikować, czy dostawy czy usługi dostawcy są zgodne z warunkami zawartymi w umowie, identyfikując potencjalne rozbieżności.

• Integracja z innymi systemami: Roboty mogą integrować się z systemami zakupowymi, magazynowymi czy finansowymi, aby zapewnić płynny przepływ informacji dotyczących kontraktów i realizacji dostaw.

• Archiwizacja i dostęp do dokumentów: RPA może pomóc w automatycznym archiwizowaniu umów oraz zapewnić szybki dostęp do nich w razie potrzeby.

• Generowanie raportów: Roboty mogą tworzyć periodyczne raporty dotyczące wydajności dostawców, terminowości dostaw czy innych aspektów współpracy, co pomaga w podejmowaniu decyzji o przedłużeniu współpracy czy renegocjacji warunków.

• Automatyczne negocjacje: W bardziej zaawansowanych scenariuszach, RPA może być używane do prowadzenia prostych negocjacji z dostawcami, na przykład w przypadku standardowych zamówień czy rabatów.

• Optymalizacja warunków kontraktów: Analizując dane z wcześniejszych transakcji, RPA może sugerować, jakie klauzule warto dodać lub zmienić w przyszłych kontraktach.

• Zmniejszenie błędów ludzkich: Automatyzując rutynowe zadania związane z zarządzaniem kontraktami, minimalizujemy ryzyko pomyłek, opóźnień czy niedoprecyzowań, które mogłyby wynikać z ręcznej pracy.

Wdrożenie RPA w zarządzaniu kontraktami z dostawcami pozwala przedsiębiorstwom na bardziej efektywne, dokładne i zautomatyzowane prowadzenie współpracy z partnerami, co przekłada się na lepszą kontrolę nad procesami zakupowymi oraz większe oszczędności.

Na koniec naszej podróży po świecie RPA w logistyce, kluczowym przesłaniem jest to, że automatyzacja pracy w logistyce nie jest już tylko luksusem - to podstawa dla efektywności i innowacyjności w tym sektorze. RPA zmieniła logistykę, wprowadzając szybkość, dokładność i skalowalność w procesy, które kiedyś były ograniczone przez ludzką pracę. Od zautomatyzowanego zarządzania zamówieniami po optymalizację zapasów i lepsze śledzenie przesyłek, możliwości są niemal nieograniczone. Mamy nadzieję, że ten artykuł rzucił światło na to, jak te zmiany wpływają na logistykę dzisiaj i jak mogą kształtować jej jutro.

Chcesz porozmawiać o automatyzacji w Twoim biznesie?

Zamów bezpłatną konsultację, a umówimy dogodny termin i wspólnie wypracujemy idealne rozwiązanie dla Ciebie i Twojej firmy.

Porozmawiajmy!