Scania Finance Polska
Robot RPA, który odczytuje umowy cesji leasingowej z plików PDF i tworzy transakcje w systemie front-office — pracując całą dobę, bez błędów wprowadzania danych.
Scania Finance Polska jest częścią globalnej grupy TRATON oferującą rozwiązania finansowe skrojone na miarę potrzeb swoich klientów, głównie skupiających się na sektorze transportu i logistyki. Firma umożliwia swoim klientom zakup i eksploatację pojazdów Scania oraz powiązanego sprzętu.
Problem do rozwiązania
Wprowadzając w firmie zmiany w procesie tworzenia cesji umowy leasingu w systemie front office, poszukiwano rozwiązania pozwalającego realizować go w sposób jak najbardziej efektywny. Widziano potrzebę uwolnienia czasu osób wykonujących powtarzalne, proste czynności wprowadzania danych na rzecz wykorzystania ich wiedzy i umiejętności w bardziej specjalistycznych obszarach. Proces ten był nie tylko czasochłonny, ale również bardzo podatny na błędy ludzkie, co prowadziło do opóźnień w realizowaniu transakcji cesji, a w konsekwencji do pogorszenia poziomu obsługi klienta.
Co zautomatyzowaliśmy
Automa Services zbudowała robota RPA, który obsługuje pełny proces obsługi umów cesji leasingowych — od monitorowania dokumentów po tworzenie transakcji w systemie front-office.
Monitorowanie i ekstrakcja
Robot obserwuje folder sieciowy w poszukiwaniu nowych formularzy PDF z informacjami dotyczącymi umów cesji i automatycznie odczytuje zawarte w nich dane.
Weryfikacja
Wyciągnięte informacje są weryfikowane z danymi w systemie obsługi umów leasingu, zanim powstanie jakakolwiek transakcja — eliminując ryzyko błędów.
Tworzenie transakcji
Robot tworzy transakcje cesji w systemie front-office: zakłada klienta, wprowadza dane harmonogramu, przekazuje transakcje na odpowiedni status i wysyła powiadomienia do użytkowników.
Efekty wdrożenia
Scania Finance Polska pozytywnie ocenia skuteczność zautomatyzowanego procesu. Wdrożenie RPA zarówno skróciło czas tworzenia transakcji cesji, jak i zwiększyło satysfakcję pracowników poprzez eliminację powtarzalnych i błędogennych czynności wprowadzania danych. Firma zrobiła ważny krok w kierunku automatyzacji swoich procesów biznesowych, co w dłuższej perspektywie przyczynia się do znaczącej poprawy jakości usług oferowanych klientom.
Jak wdrażamy automatyzację
Analiza procesu
Pierwszym krokiem było dokładne zrozumienie obecnego procesu tworzenia cesji umów leasingowych w firmie Scania Finance Polska. Przeanalizowaliśmy wspólnie z dedykowanym zespołem cały proces biznesowy oraz używane do jego realizacji narzędzia.
Wycena
Po dokonanej analizie przedstawiliśmy Scania Finance Polska wycenę projektu, która obejmowała koszty związane z projektowaniem, budową i wdrożeniem robota RPA.
Budowa robota
Po akceptacji oferty przystąpiliśmy do konstrukcji robota. Zaimplementowaliśmy poszczególne elementy: monitoring folderu sieciowego w poszukiwaniu nowych formularzy PDF, odczyt danych, weryfikację w systemie obsługi leasingów oraz tworzenie zamówienia cesji w systemie sprzedażowym.
Faza testów
Przeprowadziliśmy serię testów w kontrolowanym środowisku, aby upewnić się, że robot działa prawidłowo i spełnia wszystkie wymagania Scania Finance Polska.
Uruchomienie i wsparcie
Po zakończeniu testów robot został uruchomiony w środowisku produkcyjnym. Zapewniliśmy stałe wsparcie techniczne, aby monitorować działanie robota i szybko rozwiązywać ewentualne problemy.
Konkretna potrzeba biznesowa
Wprowadzając w firmie zmiany w procesie tworzenia cesji umowy leasingu w systemie front office poszukiwaliśmy rozwiązania pozwalającego realizować go w sposób jak najbardziej efektywny i dający poczucie właściwego wykorzystania wszystkich dostępnych zasobów. Widzieliśmy potrzebę uwolnienia czasu osób zaangażowanych w proces wykonujących powtarzalne, proste czynności wprowadzania danych na rzecz wykorzystania ich wiedzy i umiejętności w bardziej specjalistycznych i wymagających obszarach działań współpracy z klientem.
Proces ten obejmował odczytywanie danych z dokumentów PDF, ich weryfikację z danymi wystawionymi z systemu obsługi umów, a następnie tworzenie transakcji cesji w systemie front office. Ze względu na dużą liczbę danych proces ten był nie tylko czasochłonny, ale również bardzo podatny na błędy ludzkie, co mogło prowadzić do dużych opóźnień w realizowaniu transakcji cesji a w konsekwencji do pogorszenia poziomu obsługi klienta i frustracji po stronie osób zaangażowanych w cały proces.
Nasze rozwiązanie
Otrzymaliśmy od firmy Scania Finance Polska prośbę o stworzenie rozwiązania IT, które zautomatyzuje proces tworzenia transakcji cesji umów leasingowych. W celu rozwiązania tego problemu stworzyliśmy robota RPA, który został zaprogramowany do realizacji następujących czynności:
- monitorowanie folderu sieciowego w poszukiwaniu nowych formularzy PDF z informacjami dotyczącymi umów cesji
- automatyczne odczytywanie danych zawartych w PDF
- weryfikowanie informacji z danymi w systemie obsługi umów leasingu
- tworzenie transakcji cesji w systemie front office: utworzenie klienta, wpisanie danych harmonogramu, przekazywanie transakcji na odpowiedni status, przesyłanie powiadomień do użytkowników
Proces ten jest teraz w pełni zautomatyzowany, co eliminuje możliwość błędów ludzkich oraz znacząco przyspiesza czas przetwarzania umów cesji.
Podsumowanie
W firmie Scania Finance Polska zidentyfikowano proces tworzenia cesji umów leasingowych jako obszar, który mógłby znacząco skorzystać na automatyzacji. Manualne wprowadzanie danych z formularzy PDF do systemów IT było czasochłonne i podatne na błędy ludzkie. Dzięki zastosowaniu technologii Robotic Process Automation (RPA), udało się znacząco zautomatyzować ten proces.
Robot RPA, który stworzyliśmy, monitoruje folder sieciowy, odczytuje dane z otrzymanych formularzy PDF, weryfikuje je w systemie obsługi leasingów, a następnie tworzy transakcje cesji w systemie front office. Wdrożenie to nie tylko zmniejszyło czas potrzebny na tworzenie cesji, ale także zminimalizowało błędy, zwiększając tym samym niezawodność i efektywność procesu.
Scania Finance Polska jest bardzo zadowolona z wyników projektu, co pozwala jej pracownikom skoncentrować się na bardziej wymagających zadaniach, jednocześnie poprawiając jakość obsługi klienta w zakresie umów leasingowych. Automatyzacja ta stanowi ważny krok na drodze do pełnej cyfryzacji procesów biznesowych w firmie, co przekłada się na lepszą konkurencyjność oraz zadowolenie klientów.
"Poszukując zwiększenia efektywności procesów zachodzących w naszej firmie, dostrzegliśmy duży potencjał w automatyzacji czasochłonnych i powtarzalnych działań. Owocem współpracy z firmą Automa Services jest zautomatyzowanie około trzydziestu procesów w naszej organizacji. Projekty wdrażające RPA są prowadzone na wysokim poziomie i przyniosły, przynoszą (automatyzacje w trakcie) i wierzymy, że nadal będą przynosiły (plany na kolejne wdrożenia) wymierne korzyści dla Scania Finance Polska. Firma Automa jest partnerem godnym zaufania, któremu z pełnym przekonaniem można powierzyć automatyzację procesów w firmie."
— Krzysztofa Kaca, Dyrektor operacyjny, Scania Finance Polska