Dormakaba Polska
Czteromodułowy system RPA automatyzujący cały proces dostaw bezpośrednich — od zamówień zakupu i śledzenia statusów po fakturowanie intercompany i obsługę w ERP.
Dormakaba Polska, jako integralna część międzynarodowego koncernu dormakaba, zajmuje się dostarczaniem innowacyjnych i zaawansowanych rozwiązań w dziedzinie technologii dostępu i zabezpieczeń. Specjalizuje się w szerokim zakresie produktów i usług, obejmujących systemy zamków, kontroli dostępu oraz zaawansowanych technologii bezpieczeństwa elektronicznego. Dzięki bogatemu doświadczeniu oraz rozległej wiedzy technicznej firma oferuje produkty dostosowane do indywidualnych potrzeb i wyzwań współczesnego rynku.
Problem do rozwiązania
W dormakaba Polska proces dostaw bezpośrednich charakteryzował się ręcznym przygotowaniem zamówienia zakupu na podstawie zamówienia sprzedaży, które następnie było wysyłane do magazynu centralnego zlokalizowanego w innym państwie Unii Europejskiej, a po wysłaniu potwierdzano otrzymanie klientom. Dodatkowo, proces wymagał sprawdzania statusu przesyłek na stronach firm spedycyjnych oraz tworzenia zamówienia zakupu i sprzedaży po otrzymaniu towaru przez klienta, co sprawiało, że całość była liniowa, monotonna i narażona na błędy ludzkie.
Co zautomatyzowaliśmy
Automa Services wdrożyła kompleksowy system RPA złożony z czterech wyspecjalizowanych modułów, automatyzujący cały proces dostaw bezpośrednich.
Automatyzacja zamówień zakupu
Zaprogramowany robot automatycznie identyfikuje i przetwarza Zamówienia Sprzedaży przypisane do magazynu wirtualnego w systemie ERP. Następnie tworzy Zamówienia Zakupu, precyzyjnie wypełniając wszystkie wymagane pola. Cały proces jest finalizowany przez potwierdzenie wysyłki zamówienia przez dedykowany system IT.
Weryfikacja i potwierdzanie zamówień
Robot monitoruje statusy Zamówień Zakupu i Sprzedaży, dokonuje weryfikacji dat dostawy i aktualizuje dane w Zamówieniach Sprzedaży. Po zaktualizowaniu danych robot automatycznie generuje Potwierdzenia i wysyła je do klientów oraz ich opiekunów handlowych.
Rejestrowanie faktur intercompany
Ten moduł automatycznie przetwarza faktury importowe przychodzące drogą mailową. Robot skanuje folder w Outlooku, identyfikuje nowe faktury i dokonuje ich automatycznego zapisu, usprawniając proces zarządzania dokumentacją księgową.
Sprawdzanie i obsługa dostaw
Zaawansowany moduł obsługuje procesy od odczytania faktur Intercompany, przez weryfikację metod dostaw i sprawdzanie statusów na stronach firm spedycyjnych, aż po procesowanie przyjęcia i wydania zamówień w systemie ERP. Robot segreguje dane według daty doręczenia i procesuje faktury zgodnie z określonymi procedurami.
Efekty wdrożenia
Wdrożenie systemu RPA przyniosło dormakaba Polska wymierne korzyści operacyjne. Przejście od manualnej obróbki do zautomatyzowanego procesu znacznie zmniejszyło prawdopodobieństwo wystąpienia błędów ludzkich. Roboty pracują w godzinach pozabiznesowych, znacząco przyspieszając realizację zadań, a raporty generowane przez robota umożliwiają szybką identyfikację i rozwiązywanie problemów — co bezpośrednio przekłada się na wyższą satysfakcję klientów.
Jak wdrażamy automatyzację
Analiza procesu
Pierwszym krokiem było dogłębne zrozumienie i analiza obecnego procesu dostaw bezpośrednich. Zespół analizował każdy etap — od generowania Zamówień Zakupu, poprzez weryfikację potwierdzonych terminów dostaw, aż po kontrolę nad fizycznym przepływem towarów. Szczególną uwagę poświęcono identyfikacji obszarów możliwych do zautomatyzowania.
Wycena
Na podstawie szczegółowej analizy opracowano wycenę projektu uwzględniającą koszty projektowania, programowania i wdrożenia robota RPA, przewidywany czas realizacji oraz oszacowane korzyści wynikające z automatyzacji.
Budowa robota
Po zatwierdzeniu wyceny przystąpiliśmy do fazy projektowania i budowy robota RPA. Zespół skoncentrował się na tworzeniu algorytmów umożliwiających efektywne przetwarzanie zamówień, weryfikację statusów dostaw oraz interakcję z systemem ERP i zewnętrznymi stronami firm spedycyjnych.
Faza testów
Po zbudowaniu robota przeprowadziliśmy serię testów w kontrolowanym środowisku, weryfikując działanie w różnych scenariuszach i warunkach, aby upewnić się, że robot radzi sobie z różnorodnymi sytuacjami w procesie dostaw.
Uruchomienie i wsparcie
Po pomyślnych testach robot został uruchomiony w środowisku produkcyjnym. Zapewniliśmy wsparcie techniczne oraz szkolenie dla pracowników dormakaba Polska w zakresie interakcji z nowym systemem automatyzacji.
Konkretna potrzeba biznesowa
W dormakaba Polska proces dostaw bezpośrednich charakteryzował się ręcznym przygotowaniem zamówienia zakupu na podstawie zamówienia sprzedaży, które następnie było wysyłane do magazynu centralnego zlokalizowanego w innym państwie Unii Europejskiej, a po wysłaniu potwierdzano otrzymanie klientom. Dodatkowo, proces wymagał sprawdzania statusu przesyłek na stronach firm spedycyjnych oraz tworzenia zamówienia zakupu i sprzedaży po otrzymaniu towaru przez klienta, co sprawiało, że całość była liniowa, monotonna i narażona na błędy ludzkie.
Nasze rozwiązanie
Automa Services wdrożyła kompleksowy system RPA składający się z czterech wyspecjalizowanych modułów, automatyzujących cały proces dostaw bezpośrednich.
Moduł automatyzacji zamówień zakupu: Zaprogramowany robot automatycznie identyfikuje i przetwarza Zamówienia Sprzedaży, które są przypisane do magazynu wirtualnego w systemie ERP. Następnie tworzy Zamówienia Zakupu z precyzyjnym wypełnieniem wymaganych pól. Cały proces kończy się potwierdzeniem wysyłki w dedykowanym systemie IT.
Moduł weryfikacji i potwierdzania zamówień: Robot monitoruje statusy Zamówień Zakupu i Sprzedaży, dokonuje weryfikacji dat dostawy i na ich podstawie aktualizuje dane w Zamówieniach Sprzedaży. Po aktualizacji robot automatycznie generuje Potwierdzenia i przesyła je do klientów oraz ich opiekunów handlowych.
Moduł ewidencji faktur Intercompany: Ten moduł został zaprojektowany, aby automatycznie przetwarzać faktury importowe, które przychodzą drogą mailową z określonych adresów. Robot skanuje folder w Outlooku, identyfikuje nowe faktury i dokonuje ich automatycznego zapisu, usprawniając proces zarządzania dokumentacją księgową.
Moduł sprawdzania i przetwarzania dostaw: Ten zaawansowany moduł obsługuje procesy od odczytania faktur Intercompany, przez weryfikację metod dostaw i sprawdzanie statusów dostaw na stronach firm spedycyjnych, aż po przetworzenie przyjęcia i wydania zamówień w systemie ERP. Robot segreguje dane według daty dostawy i procesuje faktury zgodnie z określonymi procedurami.
"Projekt automatyzacji RPA w zakresie dostaw bezpośrednich był wielowymiarowy i już w założeniu miał mocno zoptymalizować pracę działów logistyki, obsługi klienta oraz księgowości. Dzięki wdrożonym rozwiązaniom diametralnie zmniejszyliśmy czasochłonność wszystkich procesów oraz przenieśliśmy ich efektywność na wyższy poziom. Wdrożone roboty przejęły obsługę nad powtarzalnymi zadaniami, dając możliwość pracownikom naszej firmy koncentracji nad zagadnieniami nieschematycznymi i innymi pracami rozwojowymi. Współpraca z firmą Automa Services przebiegała wzorowo na każdym etapie tworzenia robota — od biznesowego opracowania naszych potrzeb, po szybkie korygowanie zgłoszonych uwag już w fazie testowej. Cały proces wdrażania RPA przebiegł efektywnie, czyniąc firmę Automa Services partnerem dormakaba na dziś i na przyszłość."
— Łucja Kroczek, Kierownik operacyjny, dormakaba Polska Sp. z o.o.