Delmet
Robot RPA, który odczytuje przychodzące faktury z poczty i automatycznie księguje je w systemie — odblokowując przyjęcie towaru na magazyn i sprzedaż.
Firma Delmet specjalizuje się w oferowaniu szerokiej gamy produktów z kategorii takich jak okucia, narzędzia, elektronarzędzia, akcesoria i osprzęt. Produkty te, pochodzące od renomowanych producentów, spełniają najnowsze standardy jakości, co czyni je doskonałym wyborem dla nowoczesnych domów i profesjonalistów szukających niezawodnych akcesoriów do swoich warsztatów. Firma Delmet stawia na atrakcyjne promocje, umożliwiając klientom zakup wysokiej jakości produktów w niższych cenach.
Problem do rozwiązania
W procesie zakupu towarów od dostawców firma Delmet napotykała na krytyczny etap, który obejmował otrzymanie i księgowanie faktur za zamówiony towar. Bez właściwego zaksięgowania faktur towar nie mógł zostać przyjęty na magazyn, co blokowało możliwość jego sprzedaży. Manualne wprowadzanie faktur do systemu finansowo-księgowego było czasochłonne, monotonne i podatne na błędy ludzkie, co nie przyczyniało się do wartości dodanej dla organizacji.
Co zautomatyzowaliśmy
Automa Services zbudowała robota RPA automatyzującego proces księgowania faktur — od skrzynki pocztowej po system finansowo-księgowy.
Monitorowanie i pobieranie faktur
Robot oczekuje na otrzymanie faktury drogą mailową i automatycznie pobiera ją w momencie pojawienia się maila, a następnie ekstrahuje dane z dokumentu faktury.
Księgowanie w systemie
Robot loguje się do systemu finansowo-księgowego i wprowadza faktury do systemu zgodnie z ustaloną logiką biznesową przetwarzania.
Raport realizacji
Po przetworzeniu partii faktur robot generuje raport wykonanej pracy i przesyła go do odpowiednich pracowników.
Efekty wdrożenia
Automatyzacja procesu księgowania faktur za pomocą robota RPA znacznie zwiększyła efektywność i precyzję tego procesu w firmie Delmet. Robot nie tylko eliminuje błędy ludzkie związane z ręcznym wprowadzaniem danych, ale także przyspiesza proces księgowania, umożliwiając szybsze przyjęcie towaru na magazyn i jego sprzedaż. Pracownicy są teraz znacznie mniej obciążeni manualnymi operacjami, co przekłada się na zwiększenie ich zadowolenia z pracy.
Jak wdrażamy automatyzację
Analiza procesu
Rozpoczęliśmy od dogłębnego zrozumienia procesu księgowania faktur w firmie Delmet, analizując istniejące procedury i identyfikując obszary możliwe do zautomatyzowania. Współpraca z zespołem księgowym była kluczowa, aby zgłębić niuanse procesu i zrozumieć, jakie dane są niezbędne do prawidłowego zaksięgowania faktur.
Wycena
Po analizie przedstawiliśmy firmie Delmet wycenę projektu, uwzględniającą czas, zasoby oraz technologie niezbędne do zbudowania robota RPA, wraz z szacowanymi korzyściami wynikającymi z automatyzacji.
Budowa robota
Z zaplanowanym budżetem przystąpiliśmy do konstrukcji robota. Programowanie obejmowało zapewnienie, że robot potrafi prawidłowo interpretować dane z faktur, logować się do systemu finansowo-księgowego, wprowadzać odpowiednie dane w odpowiednie pola oraz generować raporty po zakończeniu procesu.
Faza testów
Przed uruchomieniem w środowisku produkcyjnym przeprowadziliśmy serię testów, aby upewnić się, że robot działa zgodnie z założeniami i nie powoduje żadnych problemów w systemie księgowym. Testy obejmowały scenariusze edge case, aby zminimalizować ryzyko błędów po wdrożeniu.
Uruchomienie i wsparcie
Po pozytywnym zakończeniu testów robot został uruchomiony w środowisku produkcyjnym. Zapewniliśmy stałe wsparcie techniczne, monitorowanie działania robota oraz szkolenia dla pracowników firmy Delmet.
Nasze rozwiązanie
Otrzymaliśmy od firmy Delmet prośbę o stworzenie robota RPA, który automatyzuje proces księgowania faktur. Robot ten został zaprogramowany, aby sekwencyjnie wykonywać działania procesowe:
- oczekiwanie na otrzymanie faktury drogą mailową
- pobranie faktury w momencie pojawienia się maila
- ekstrakcja danych z dokumentu faktury
- logowanie się do systemu finansowo-księgowego
- wprowadzenie faktury do systemu zgodnie z ustaloną logiką biznesową procesowania
- zaraportowanie wykonanej pracy
Celem było odciążenie pracowników Delmet od tej powtarzalnej i monotonnej pracy, co w konsekwencji pozwoliło im skoncentrować się na innych, kluczowych aspektach działalności operacyjnej Delmet.
Podsumowanie
W firmie Delmet zidentyfikowano kluczowy obszar, gdzie manualne księgowanie faktur stanowiło zarówno wąskie gardło procesowe, jak i źródło monotonii dla pracowników. W epoce cyfryzacji, kiedy możliwe jest zautomatyzowanie wielu procesów biznesowych, Delmet postanowił zainwestować w technologię Robotic Process Automation (RPA) w celu automatyzacji tego fundamentalnego procesu.
Dzięki współpracy z Automa Services udało się stworzyć robota, który teraz automatycznie przetwarza faktury, ekstrahuje niezbędne dane i księguje je w systemie finansowo-księgowym, zwalniając tym samym pracowników od tej powtarzalnej pracy. W rezultacie proces księgowania stał się znacznie bardziej wydajny, co przyspiesza przyjmowanie towarów na magazyn i umożliwia ich szybszą sprzedaż.
To wdrożenie nie tylko znacząco zredukowało monotonne obciążenie pracowników, ale także przyczyniło się do poprawy ogólnej wydajności operacyjnej — ważny krok na drodze do pełnej cyfryzacji operacji finansowo-księgowych w firmie Delmet.
"Zdecydowaliśmy się na wdrożenie robotów (Robotic Process Automation) do automatyzacji procesu rejestracji faktur. Roboty zostały zaprogramowane do skanowania, identyfikowania i wprowadzania danych z faktur do naszego systemu sprzedażowego, eliminując potrzebę ręcznego przetwarzania. Wprowadzenie robotyzacji RPA do procesu rejestracji faktur okazało się przełomowe dla naszej firmy. Zwiększyliśmy efektywność i precyzję procesu, co przyczyniło się do lepszej organizacji łańcucha dostaw, większego zadowolenia pracowników oraz ogólnej poprawy efektywności operacyjnej firmy. Projekt ten był kluczowym krokiem w naszym dążeniu do pełnej cyfryzacji operacji finansowo-księgowych."