Wdrożenie Robotic Proces Automation w firmie Scania Finance Polska
Branża: Automotive/Leasing
Proces: Automatyzacja tworzenia cesji umów leasingowych w systemie front office
Skuteczność: 100%
O FIRMIE:
Scania Finance Polska jest częścią globalnej grupy TRATON oferującą rozwiązania finansowe skrojone na miarę potrzeb swoich klientów, głównie skupiających się na sektorze transportu i logistyki. Firma oferuje szeroki zakres usług finansowych, które umożliwiają klientom zakup i eksploatację nowych i używanych pojazdów Scania a także naczep, przyczep i zabudów różnego typu konfigurowanych z tymi pojazdami. Dzięki głębokiej wiedzy branżowej oraz zrozumieniu wyzwań, z jakimi borykają się firmy transportowe i logistyczne, Scania Finance Polska jest w stanie oferować usługi dopasowane do indywidualnych oczekiwań swoich klientów, wspierając ich w osiąganiu celów biznesowych.
KONKRETNA POTRZEBA BIZNESOWA
Wprowadzając w firmie zmiany w procesie tworzenia cesji umowy leasingu w systemie front office poszukiwaliśmy rozwiązania pozwalającego realizować go w sposób jak najbardziej efektywny i dający poczucie właściwego wykorzystania wszystkich dostępnych zasobów. Widzieliśmy potrzebę uwolnienia czasu osób zaangażowanych w proces wykonujących powtarzalne, proste czynności wprowadzania danych na rzecz wykorzystania ich wiedzy i umiejętności w bardziej specjalistycznych i wymagających obszarach działań współpracy z klientem.
Proces ten obejmował odczytywanie danych z dokumentów PDF, ich weryfikację z danymi wystawionymi z systemu obsługi umów, a następnie tworzenie transakcji cesji w systemie front office. Ze względu na dużą liczbę danych proces ten był nie tylko czasochłonny, ale również bardzo podatny na błędy ludzkie, co mogło prowadzić do dużych opóźnień w realizowaniu transakcji cesji a w konsekwencji do pogorszenia poziomu obsługi klienta i frustracji po stronie osób zaangażowanych w cały proces.
NASZE ROZWIĄZANIE
Otrzymaliśmy od firmy Scania Finance Polska prośbę o stworzenie rozwiązania IT, które zautomatyzuje proces tworzenia transakcji cesji umów leasingowych. W celu rozwiązania tego problemu, stworzyliśmy robota RPA, który został zaprogramowany do realizacji następujących czynności:
-
monitorowanie folderu sieciowego w poszukiwaniu nowych formularzy PDF z informacjami dotyczącymi umów cesji
-
automatyczne odczytywanie danych zawartych w PDF
-
weryfikowanie informacji z danymi w systemie obsługi umów leasingu
-
tworzenie transakcji cesji w systemie front office: utworzenie klienta, wpisanie danych harmonogramu, przekazywanie transakcji na odpowiedni status, przesyłanie powiadomień do użytkowników
Proces ten jest teraz w pełni zautomatyzowany, co eliminuje możliwość błędów ludzkich oraz znacząco przyspiesza czas przetwarzania umów cesji.
REZULTAT
Dzięki wdrożeniu robota RPA, proces generowania cesji umów leasingowych stał się znacznie bardziej efektywny i precyzyjny.
Scania Finance Polska pozytywnie ocenia skuteczność zautomatyzowanego procesu. Wdrożenie RPA w tym obszarze zarówno skróciło czas tworzenia transakcji cesji jak i zwiększyło satysfakcję pracowników poprzez eliminację powtarzalnych i błędogennych czynności wprowadzania danych.
Firma zrobiła ważny krok w kierunku automatyzacji swoich procesów biznesowych, co w dłuższej perspektywie może przyczynić się do znaczącej poprawy jakości usług oferowanych klientom.
-
Robot przetwarza zamówienia nieprzerwanie, nawet w godzinach nocnych, co znacząco przyspiesza ich realizację.
-
Eliminacja powtarzalnych i błędogennych czynności wprowadzania danych
-
Skuteczność przetwarzania na poziomie 100%, co oznacza, że wszystkie dokumenty dostarczone do robota programowego zostały przeprocesowane automatycznie
ETAPY WDROŻENIA ROBOTYZACJI PROCESU
Pierwszym krokiem w drodze do automatyzacji procesu tworzenia cesji umów leasingowych było dokładne zrozumienie obecnego procesu w firmie Scania Finance Polska. Przeanalizowaliśmy wspólnie z dedykowanym po stronie naszego klienta zespołem cały proces biznesowy oraz używane do jego realizacji narzędzia. Zrozumienie każdego z poszczególnych etapów było kluczowe dla opracowania skutecznego rozwiązania RPA.
Po dokonanej wspólnie analizie przedstawiliśmy Scania Finance Polska wycenę projektu, która obejmowała koszty związane z projektowaniem, budową i wdrożeniem robota RPA. Wycena ta uwzględniała również szacunkowy czas potrzebny na zakończenie projektu oraz korzyści, jakie firma mogła uzyskać dzięki zautomatyzowaniu tego procesu.
Po akceptacji oferty, przystąpiliśmy do konstrukcji robota. Zaimplementowaliśmy, poszczególne elementy: monitoring folderu sieciowego w poszukiwaniu nowych formularzy PDF, odczyt z nich danych, weryfikacja danych w systemie obsługi leasingów, tworzenie zamówienia cesji w systemie sprzedażowym.
Przeprowadziliśmy serię testów w kontrolowanym środowisku, aby upewnić się, że robot działa prawidłowo i spełnia wszystkie wymagania Scania Finance Polska. Testy obejmowały różne scenariusze, aby zobaczyć, jak robot radzi sobie z różnymi danymi wejściowymi w formularzach PDF oraz różnymi scenariuszami, które mogą wystąpić w trakcie procesu.
Po zakończeniu testów i optymalizacji robota na podstawie uzyskanych wyników, robot został uruchomiony w środowisku produkcyjnym. Zapewniliśmy stałe wsparcie techniczne, aby monitorować działanie robota i szybko rozwiązywać ewentualne problemy. Dzięki temu, Scania Finance Polska mogła zacząć czerpać korzyści z automatyzacji procesu generowania cesji umów leasingowych, a pracownicy mogli skupić się na bardziej wymagających zadaniach, co w dłuższej perspektywie przyczyni się do poprawy efektywności operacyjnej firmy.
W firmie Scania Finance Polska zidentyfikowano proces tworzenia cesji umów leasingowych jako obszar, który mógłby znacząco skorzystać na automatyzacji. Manualne wprowadzanie danych z formularzy PDF do systemów IT było czasochłonne i podatne na błędy ludzkie. Dzięki zastosowaniu technologii Robotic Process Automation (RPA), udało się znacząco zautomatyzować ten proces.
Robot RPA, który stworzyliśmy, monitoruje folder sieciowy, odczytuje dane z otrzymanych formularzy PDF, weryfikuje je w systemie obsługi leasingów, a następnie tworzy transakcje cesji w systemie front office.
Wdrożenie to nie tylko zmniejszyło czas potrzebny na tworzenie cesji, ale także zminimalizowało błędy, zwiększając tym samym niezawodność i efektywność procesu. Scania Finance Polska jest bardzo zadowolona z wyników projektu, co pozwala jej pracownikom skoncentrować się na bardziej wymagających zadaniach, jednocześnie poprawiając jakość obsługi klienta w zakresie umów leasingowych. Automatyzacja ta stanowi ważny krok na drodze do pełnej cyfryzacji procesów biznesowych w firmie, co przekłada się na lepszą konkurencyjność oraz zadowolenie klientów.
„Poszukując zwiększenia efektywności procesów zachodzących w naszej firmie dostrzegliśmy duży potencjał w automatyzacji czasochłonnych i powtarzalnych działań. Owocem współpracy z firmą Automa Services jest zautomatyzowanie około trzydziestu procesów w naszej organizacji. Projekty wdrażające RPA są prowadzone na wysokim poziomie i przyniosły, przynoszą (automatyzacje w trakcie) i wierzymy, że nadal będą przynosiły (plany na kolejne wdrożenia) wymierne korzyści dla Scania Finance Polska. Firma Automa jest partnerem godnym zaufania, któremu z pełnym przekonaniem można powierzyć automatyzację procesów w firmie.”
Krzysztofa Kaca
Dyrektor operacyjny
Scania Finance Polska