Wdrożenie Robotic Proces Automation w firmie dormakaba Polska
Branża: Produkcja / Bezpieczeństwo / Kontrola dostępu
Proces: Procesowanie dostaw bezpośrednich
Skuteczność (procent automatycznie przeprocesowanych przypadków): 90%
O FIRMIE:
Dormakaba Polska jako integralna część międzynarodowego koncernu Dormakaba, zajmuje się dostarczaniem innowacyjnych i zaawansowanych rozwiązań w dziedzinie technologii dostępu i zabezpieczeń. Specjalizuje się w szerokim zakresie produktów i usług, obejmujących systemy zamków, kontroli dostępu oraz zaawansowanych technologii bezpieczeństwa elektronicznego. Dzięki swojemu bogatemu doświadczeniu oraz rozległej wiedzy technicznej, firma oferuje produkty, które są nie tylko niezawodne, ale również dostosowane do indywidualnych potrzeb i wyzwań współczesnego rynku. Dormakaba Polska jest znana z dążenia do doskonałości, co widoczne jest w innowacyjności jej produktów,
a także w ciągłym poszukiwaniu nowych, efektywniejszych sposobów na poprawę bezpieczeństwa i wygody swoich klientów. Działając w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym, firma ta koncentruje się na tworzeniu rozwiązań, które nie tylko spełniają aktualne potrzeby rynku, ale są również przyszłościowe.
KONKRETNA POTRZEBA BIZNESOWA
W dormakaba Polska proces dostaw bezpośrednich charakteryzował się ręcznym przygotowaniem zamówienia zakupu na podstawie zamówienia sprzedaży, które następnie było wysyłane do magazynu centralnego zlokalizowanego w innym państwie Unii Europejskiej, a po wysłaniu potwierdzano otrzymanie klientom. Dodatkowo, proces wymagał sprawdzania statusu przesyłek na stronach firm spedycyjnych oraz tworzenia zamówienia zakupu i sprzedaży po otrzymaniu towaru przez klienta, co sprawiało, że całość była liniowa, monotonna i narażona na błędy ludzkie.
NASZE ROZWIĄZANIE
W odpowiedzi na wyzwania operacyjne w dormakaba Polska, wdrożyliśmy kompleksowy system automatyzacji RPA, składający się z czterech specjalistycznych modułów:
-
Moduł automatyzacji zamówień zakupu
Zaprogramowany robot automatycznie identyfikuje i przetwarza Zamówienia Sprzedaży, które są przypisane do magazynu wirtualnego w systemie ERP. Następnie tworzy on Zamówienia Zakupu, precyzyjnie wypełniając wszystkie wymagane pola w systemie. Cały proces jest finalizowany przez potwierdzenie wysyłki zamówienia przez dedykowany system IT.
-
Moduł weryfikacji i potwierdzania zamówień
Robot monitoruje statusy Zamówień Zakupu i Sprzedaży, dokonuje weryfikacji dat dostawy i na ich podstawie aktualizuje dane w Zamówieniach Sprzedaży. Po zaktualizowaniu danych, robot automatycznie generuje Potwierdzenia i wysyła je do klientów oraz ich opiekunów handlowych, zwiększając tym samym efektywność komunikacji i redukując czas oczekiwania na potwierdzenie.
-
Moduł automatyzacji zapisu faktur intercompany
Ten moduł został zaprojektowany, aby automatycznie przetwarzać faktury importowe, które przychodzą drogą mailową z określonych adresów. Robot skanuje folder w Outlooku, identyfikuje nowe faktury i dokonuje ich automatycznego zapisu usprawniając proces zarządzania dokumentacją księgową.
-
Moduł sprawdzania i procesowania dostaw
Ten zaawansowany moduł obsługuje procesy od odczytania faktur Intercompany, przez weryfikację metod dostaw i sprawdzanie statusów dostaw na stronach firm spedycyjnych, aż po procesowanie przyjęcia i wydania zamówień w systemie ERP. Robot dokonuje kompleksowej analizy danych, identyfikując ewentualne rozbieżności, co pozwala na szybką reakcję i ewentualne korekty. Po potwierdzeniu dostawy, robot segreguje dane według daty doręczenia i procesuje faktury zgodnie z określonymi procedurami.
Te cztery moduły razem tworzą spójny i wydajny system, który znacznie usprawnia proces dostawy bezpośrednich w dormakaba Polska.
REZULTAT
Rezultat wdrożenia systemu automatyzacji RPA w procesie dostaw bezpośrednich w dormakaba Polska był wielowymiarowy i miał znaczący wpływ na efektywność operacyjną firmy:
Zwiększona efektywność operacyjna
Automatyzacja procesów, które wcześniej były wykonywane manualnie, przyczyniła się do znacznego przyspieszenia całego cyklu zamówień. Roboty RPA skutecznie przejęły zadania takie jak generowanie zamówień zakupu, przesyłanie potwierdzeń zamówień czy weryfikacja terminów dostaw bezpośrednich do klientów z magazynu centralnego, co skróciło czas przetwarzania i zwiększyło ogólną produktywność.
Redukcja błędów ludzkich
Przejście od manualnej obróbki do zautomatyzowanego procesu znacznie zmniejszyło prawdopodobieństwo wystąpienia błędów ludzkich. Precyzyjne wykonywanie zadań przez roboty RPA zapewniło większą dokładność w przetwarzaniu danych, co jest kluczowe w zarządzaniu zamówieniami.
Poprawa zarządzania czasem i zasobami
Automatyzacja monotonnych i czasochłonnych zadań pozwoliła pracownikom dormakaba Polska skoncentrować się na bardziej strategicznych i wartościowych aspektach ich pracy. Zmniejszenie obciążenia zadań operacyjnych przyczyniło się do lepszego wykorzystania zasobów ludzkich i poprawy ogólnej efektywności pracy.
Lepsza kontrola i monitorowanie procesu
System automatyzacji zapewnił lepszą widoczność i kontrolę nad procesem dostaw. Generowanie raportów przez roboty RPA umożliwiło szybkie identyfikowanie i adresowanie wszelkich kwestii czy niezgodności, co zwiększyło przejrzystość i umożliwiło efektywniejsze zarządzanie procesem.
Zwiększona satysfakcja klientów
Szybsze i bardziej precyzyjne przetwarzanie zamówień oraz poprawa komunikacji z klientami, dzięki automatycznemu potwierdzaniu zamówień i wysyłaniu aktualizacji, przyczyniło się do wzrostu satysfakcji klientów. Lepsza jakość obsługi i skrócenie czasu reakcji na potrzeby klientów stanowiło znaczną wartość dodaną.
Podsumowując, wdrożenie systemu automatyzacji RPA w dormakaba Polska przyniosło znaczące korzyści zarówno w zakresie operacyjnym, jak i strategicznym, umożliwiając firmie lepsze zarządzanie procesem dostaw bezpośrednich i poprawę ogólnej wydajności działalności.
-
Robot pracuje nawet w godzinach nocnych, co znacząco przyspiesza procesy zamówień
-
Dokładność przetwarzania danych
-
Skuteczność przetwarzania na poziomie 90%, co oznacza, że robot pozostawia 10% do manualnego wprowadzenia
ETAPY WDROŻENIA ROBOTYZACJI PROCESU
Pierwszym krokiem było dogłębne zrozumienie i analiza obecnego procesu dostaw bezpośrednich. Zespół analizował każdy etap procesu - od generowania Zamówień Zakupu, poprzez weryfikację potwierdzonych terminów dostaw, aż po kontrolę nad fizycznym przepływem towarów. Szczególną uwagę poświęcono identyfikacji obszarów, które mogą być zautomatyzowane, oraz wyzwań, które mogą pojawić się podczas implementacji RPA.
Na podstawie szczegółowej analizy, opracowano wycenę projektu uwzględniającą koszty związane z projektowaniem, programowaniem i wdrożeniem robota RPA. Wycena ta uwzględniała również przewidywany czas realizacji projektu oraz oszacowane korzyści wynikające z automatyzacji.
Po zatwierdzeniu wyceny, przystąpiliśmy do fazy projektowania i budowy robota RPA. Zespół skoncentrował się na tworzeniu algorytmów, które pozwoliłyby na efektywne przetwarzanie zamówień, weryfikację statusów dostaw oraz drukowanie dokumentów. Robot został zaprogramowany do interakcji z systemem ERP oraz zewnętrznymi stronami internetowymi firm spedycyjnych, aby automatycznie przetwarzać wymagane operacje.
Po zbudowaniu robota przeprowadziliśmy serię testów w kontrolowanym środowisku, aby upewnić się, że robot działa zgodnie z założeniami i nie wprowadza żadnych zakłóceń w działaniu systemu. Testy obejmowały różne scenariusze i warunki, aby upewnić się, że robot jest w stanie poradzić sobie z różnorodnymi sytuacjami, które mogą wystąpić w procesie dostaw.
Po pomyślnych testach, robot został uruchomiony w środowisku produkcyjnym. Zespół zapewnił wsparcie techniczne, aby monitorować działanie robota i szybko rozwiązywać wszelkie pojawiające się problemy. Ponadto, pracownicy dormakaba Polska otrzymali szkolenie w zakresie interakcji z nowym systemem, aby mogli efektywnie korzystać z nowych narzędzi automatyzacji.
Projekt wdrożenia systemu automatyzacji RPA w dormakaba Polska zrewolucjonizował proces dostaw bezpośrednich.
Przed wdrożeniem, proces ten był czasochłonny i podatny na błędy ludzkie, polegając na manualnym przetwarzaniu i weryfikacji zamówień oraz drukowaniu faktur. Wdrożenie RPA przyniosło szereg korzyści takich jak zwiększenie wydajności, optymalizacji pracy pracowników, poprawa kontroli procesu, zwiększenie zadowolenia klientów.
Podsumowując, projekt automatyzacji RPA w dormakaba Polska udowodnił, że zastosowanie nowoczesnych technologii może znacząco przyczynić się do optymalizacji procesów biznesowych. Wdrożenie to nie tylko poprawiło efektywność operacyjną, ale również pozytywnie wpłynęło na jakość obsługi klienta, co jest kluczowe w dążeniu firmy do bycia liderem w branży technologii dostępu i bezpieczeństwa.
„Projekt automatyzacji RPA w zakresie dostaw bezpośrednich był wielowymiarowy i już w założeniu, miał mocno zoptymalizować pracę działów logistyki, obsługi klienta oraz księgowości. Dzięki wdrożonym rozwiązaniom diametralnie zmniejszyliśmy czasochłonność wszystkich procesów oraz przenieśliśmy ich efektywność na wyższy poziom. Wdrożone roboty przejęły obsługę nad powtarzalnymi zadaniami dając możliwość pracownikom naszej firmy koncentracij nad zagadnieniami nieschematycznymi i innymi pracami rozwojowymi. Współpraca z firmą Automa Services przebiegała wzorowo na każdym etapie tworzenia robota – od biznesowego opracowania naszych potrzeb, po szybkie korygowanie zgłoszonych uwag już w fazie testowej. Cały proces wdrażania RPA przebiegł efektywnie czyniąc firmę Automa Services partnerem dormakaba na dziś, i na przyszłość."
Łucja Kroczek
Kierownik operacyjny
dormakaba Polska Sp. z o.o