Wdrożenie Robotic Proces Automation w firmie Delmet
Branża: e-commerce, sprzedaż
Proces: procesowanie zamówień towarów
Skuteczność robota (procent przeprocesowanych zamówień): 100%
(robot nie pozostawia nic do manualnej obsługi)
O FIRMIE:
Firma Delmet specjalizuje się w oferowaniu szerokiej gamy produktów z kategorii takich jak okucia, narzędzia, elektronarzędzia, akcesoria i osprzęt. Produkty te, pochodzące od renomowanych producentów, spełniają najnowsze standardy jakości, co czyni je doskonałym wyborem dla nowoczesnych domów i profesjonalistów szukających niezawodnych akcesoriów do swoich warsztatów. Firma Delmet stawia na atrakcyjne promocje, umożliwiając klientom zakup wysokiej jakości produktów w niższych cenach, co sprawia, że wykończenie mieszkania czy innych przestrzeni staje się znacznie tańsze.
KONKRETNA POTRZEBA BIZNESOWA
Firma Delmet, działając jako dystrybutor różnorodnych produktów, takich jak okucia czy narzędzia, musiała zamawiać towary na stronach swoich dostawców, aby mogła je następnie oferować swoim klientom. Dotychczasowy proces zamawiania towarów był realizowany przez trzyosobowy zespół, który manualnie przeprowadzał wszystkie zamówienia na stronach internetowych dostawców. Ta metoda była czasochłonna i podatna na błędy ludzkie, co prowadziło do opóźnień w realizacji zamówień oraz zwiększonego czasu oczekiwania dla klientów firmy Delmet.
NASZE ROZWIĄZANIE
W odpowiedzi na potrzeby naszego Klienta – firmy Delmet, Automa Services zaproponowała stworzenie robota programowego (software robot) technologii Robotic Process Automation (RPA) w celu automatyzacji procesu.
Nasze rozwiązanie skupia się na trzech kluczowych obszarach działalności.
Rozwiązanie to polegało na stworzeniu robota, który miał za zadanie:
-
pobierać zamówienia z systemów wewnętrznych Delmet
-
uruchamiać strony internetowe dedykowane zamówieniom towarów u dostawców Delmet
-
realizować proces zamówienia (poprzez wykonywanie operacji na stronie internetowej dostawcy)
-
automatycznie pobierać numer zamówienia, a następnie generować raport z zamówienia i przesyłać go do odpowiednich użytkowników w firmie.
Dodatkowo, w przypadku braku dostępności towaru, robot nie składał zamówienia, co eliminowało ryzyko związane z zamawianiem produktów niedostępnych.
REZULTAT
Projekt RPA zakończył się pełnym sukcesem, przynosząc znaczące korzyści operacyjne dla firmy Delmet.
Robot z powodzeniem realizuje zamówienia na stronach WWW siedmiu największych dostawców firmy, a skuteczność jego działania wynosi 100%.
Zautomatyzowanie procesu zamawiania towarów pozwoliło na znaczne przyspieszenie realizacji zamówień, minimalizację błędów, a także zwolnienie zasobów ludzkich, które mogą być teraz przeznaczone na inne kluczowe obszary działalności firmy.
Ponadto, dzięki temu rozwiązaniu, firma Delmet zyskała większą kontrolę nad procesem zamawiania towarów oraz możliwość lepszego monitorowania i analizy swojej działalności operacyjnej.
-
Robot działa bez przerwy, również w nocy, co znacznie przyspiesza procesy w firmie
-
Eliminacja monotonnych, powtarzalnych zadań wykonywanych przez pracowników
-
Skuteczność przetwarzania na poziomie 100%, co oznacza, że robot nie pozostawił nic do manualnego wprowadzenia
ETAPY WDROŻENIA ROBOTYZACJI PROCESU
Pierwszym krokiem wdrożenia robota była dogłębna analiza procesu zamawiania towarów w firmie Delmet.
Zespół projektowy, składający się z naszych ekspertów z zakresu RPA (Automa Services) oraz pracowników firmy (Delmet), dokładnie przeanalizował wszystkie etapy procesu, identyfikując kluczowe obszary, które można zautomatyzować. Analiza ta obejmowała także zrozumienie logiki biznesowej stojącej za procesem oraz identyfikację potencjalnych wyzwań i ograniczeń.
Po analizie procesu, opracowaliśmy szczegółową wycenę projektu. Wycena ta obejmowała koszt budowy robota, zakup niezbędnego oprogramowania oraz szacunkowy czas potrzebny na realizację projektu. Przedstawiliśmy ją kierownictwu firmy Delmet w celu zatwierdzenia i uzyskania niezbędnych zasobów.
Po akceptacji wyceny, nasz Zespół RPA rozpoczął budowę robota. Pracowaliśmy w ścisłej współpracy z zespołem biznesowym firmy Delmet, aby zapewnić, że robot będzie w stanie skutecznie komunikować się z wewnętrznymi systemami firmy oraz platformami internetowymi dostawców. W tej fazie skoncentrowaliśmy się na programowaniu robota, aby mógł prawidłowo przetwarzać zamówienia, generować raporty oraz radzić sobie z różnymi scenariuszami, takimi jak brak dostępności towaru.
Po zbudowaniu robota, rozpoczęła się wspólna fazę testów, aby upewnić się, że wszystkie funkcje robota działają zgodnie z oczekiwaniami, a także aby zidentyfikować i wyeliminować ewentualne błędy. Testy te obejmowały zarówno testy jednostkowe, jak i testy integracyjne, aby sprawdzić, czy robot prawidłowo współpracuje z systemami firmy Delmet oraz platformami dostawców. Finalną fazą testów były testy UAT – User Acceptance Tests.
Po udanych testach, robot został uruchomiony w środowisku produkcyjnym. Nasz Zespół projektowy zapewnił wsparcie techniczne w celu monitorowania działania robota oraz szybkiego rozwiązywania ewentualnych problemów, które mogłyby się pojawić. Dodatkowo, zorganizowaliśmy sesje szkoleniowe dla pracowników firmy Delmet, aby zapewnić, że są oni świadomi nowego procesu oraz wiedzą, jak korzystać z robota i z kim kontaktować się w przypadku problemów.
W firmie Delmet, zajmującej się dystrybucją różnorodnych produktów, zidentyfikowano możliwość zautomatyzowania procesu zamawiania towarów od dostawców, wykorzystując do tego potencjał zakupów online. W dobie cyfryzacji, gdzie niemal wszystko można zamówić przez internet, zdecydowano się na wdrożenie projektu Robotic Process Automation (RPA) aby przekształcić ten manualny proces w zautomatyzowany, pozwalając robotowi na wykonanie zadań, które wcześniej wykonywał trzyosobowy zespół. Przez szereg etapów, od analizy procesu do uruchomienia robota, udało się stworzyć system, który teraz z powodzeniem i 100% skutecznością realizuje zamówienia online u siedmiu głównych dostawców firmy Delmet. Projekt ten nie tylko znacząco przyspieszył proces zamawiania, ale także uwolnił zasoby ludzkie, podkreślając, że roboty są znacznie bardziej efektywne w wykonywaniu tego typu zadań w nowoczesnym, cyfrowym świecie.
"Automa services dostarczyło nam rozwiązanie robotyki biurowej, które w pełni zintegrowało się z naszym systemem zamówień. Roboty przejęły zadania takie jak składanie zamówień, monitorowanie statusów i aktualizowanie danych w systemie. Automatyzacja procesu zamówień B2B znacząco poprawiła naszą wydajność. Roboty pracowały szybko i bezbłędnie, nawet w godzinach nocnych, co zapewniło ciągłość pracy i szybką reakcję na zmiany. Zmniejszyło to czas oczekiwania dla klientów i zwiększyło ogólną satysfakcję z naszych procesów logistycznych. Wprowadzenie robotów biurowych od Automa services okazało się kluczowym elementem w rozwoju naszej firmy. Dzięki automatyzacji rutynowych procesów biurowych, zwiększyliśmy wydajność, zmniejszyliśmy błędy i uwolniliśmy cenny czas naszych pracowników. To innowacyjne podejście pozwoliło nam skupić się na strategicznym rozwoju firmy i dostarczać lepsze usługi naszym klientom."
Piotr Senftleben - Prezes Zarządu w firmie Delmet