Wdrożenie Robotic Proces Automation w firmie Delmet
Branża: e-commerce, sprzedaż
Proces: księgowanie faktur
Skuteczność robota (procent automatycznie przeprocesowanych przypadków): ok. 90% (pozostałe robot przekazuje do manualnej obsługi)
O FIRMIE:
Firma Delmet specjalizuje się w oferowaniu szerokiej gamy produktów z kategorii takich jak okucia, narzędzia, elektronarzędzia, akcesoria i osprzęt. Produkty te, pochodzące od renomowanych producentów, spełniają najnowsze standardy jakości, co czyni je doskonałym wyborem dla nowoczesnych domów i profesjonalistów szukających niezawodnych akcesoriów do swoich warsztatów. Firma Delmet stawia na atrakcyjne promocje, umożliwiając klientom zakup wysokiej jakości produktów w niższych cenach, co sprawia, że wykończenie mieszkania czy innych przestrzeni staje się znacznie tańsze.
KONKRETNA POTRZEBA BIZNESOWA
W procesie zakupu towarów od dostawców, firma Delmet napotykała na krytyczny etap, który obejmował otrzymanie i księgowanie faktur za zamówiony towar. Bez właściwego zaksięgowania faktur, towar nie mógł zostać przyjęty na magazyn, co w konsekwencji blokowało możliwość jego sprzedaży. Manualne wprowadzanie faktur do systemu finansowo-księgowego było czasochłonne, monotonne i podatne na błędy ludzkie, co nie przyczyniało się do wartości dodanej dla organizacji.
NASZE ROZWIĄZANIE
Otrzymaliśmy od firmy Delmet prośbę o stworzenie robota RPA, który automatyzuje proces księgowania faktur.
Robot ten został zaprogramowany aby sekwencyjne wykonywać działania procesowe:
-
oczekiwanie na otrzymanie faktury drogą mailową
-
pobranie faktury w momencie pojawienia się maila
-
ekstrakcja dany z dokumentu faktury
-
logowanie się do systemu finansowo-księgowego
-
wprowadzenie fakturę do systemu zgodnie z ustaloną logiką biznesową procesowania
-
zaraportowanie wykonanej pracy.
Celem było odciążenie pracowników Delmet od tej powtarzalnej i monotonnej pracy, co w konsekwencji pozwoliło im skoncentrować się na innych, kluczowych aspektach działalności operacyjnej Delmet.
REZULTAT
Automatyzacja procesu księgowania faktur za pomocą robota RPA znacznie zwiększyła efektywność i precyzję tego procesu w firmie Delmet. Robot nie tylko eliminuje błędy ludzkie związane z ręcznym wprowadzaniem danych, ale także przyspiesza proces księgowania, umożliwiając szybsze przyjęcie towaru na magazyn i jego sprzedaż.
Firma Delmet jest bardzo zadowolona z wdrożenia, ponieważ pracownicy są teraz znacznie mniej obciążeni manualnymi operacjami, co przekłada się na zwiększenie ich zadowolenia z pracy oraz poprawę ogólnej efektywności operacyjnej firmy.
Dzięki temu projektowi, Delmet może teraz skuteczniej zarządzać swoim procesem zakupowym oraz zasobami ludzkimi, co stanowi znaczący krok na drodze do pełnej cyfryzacji swoich operacji finansowo-księgowych.
-
Robot pracuje nieprzerwanie, nawet w godzinach nocnych, co znacząco przyspiesza procesy w firmie
-
Zwolnienie pracowników z monotonnej, powtarzalnej pracy
-
Skuteczność przetwarzania na poziomie 80%, co oznacza, że robot pozostawił 20% do manualnego wprowadzenia
ETAPY WDROŻENIA ROBOTYZACJI PROCESU
Rozpoczęliśmy od dogłębnego zrozumienia procesu księgowania faktur w firmie Delmet, analizując istniejące procedury i identyfikując obszary możliwe do zautomatyzowania. Współpraca z zespołem księgowym była kluczowa, aby zgłębić niuanse procesu i zrozumieć, jakie dane są niezbędne do prawidłowego zaksięgowania faktur.
Po analizie przedstawiliśmy firmie Delmet wycenę projektu, uwzględniając czas, zasoby oraz technologie niezbędne do zbudowania robota RPA. Wycena ta obejmowała zarówno koszty początkowe, jak i długoterminowe korzyści wynikające z automatyzacji procesu księgowania faktur. Dzięki dużemu doświadczeniu w estymacji pracochłonności, realizacja projektu zmieściła się w założonym budżecie.
Z zaplanowanym budżetem, przystąpiliśmy do konstrukcji robota. Programowanie robota obejmowało zapewnienie, że potrafi on prawidłowo interpretować dane z faktur, logować się do systemu finansowo-księgowego i wprowadzać odpowiednie dane w odpowiednie pola, a także generować raporty po zakończeniu procesu.
Przed uruchomieniem robota w środowisku produkcyjnym, przeprowadziliśmy serię testów, aby upewnić się, że robot działa zgodnie z założeniami i nie powoduje żadnych problemów w systemie księgowym. Testy obejmowały scenariusze edge case, aby zminimalizować ryzyko błędów po wdrożeniu.
Po pozytywnym zakończeniu testów, robot został uruchomiony w środowisku produkcyjnym. Zapewniliśmy stałe wsparcie techniczne, aby monitorować działanie robota i szybko reagować na ewentualne problemy. Dodatkowo, oferowaliśmy szkolenia dla pracowników firmy Delmet, aby mogli efektywnie korzystać z nowego systemu oraz wiedzieli, jak postępować w przypadku napotkania problemów. Dzięki temu, proces księgowania faktur stał się znacznie mniej pracochłonny i bardziej efektywny, co spełniło oczekiwania firmy Delmet w zakresie projektu automatyzacji.
W firmie Delmet zidentyfikowano kluczowy obszar, gdzie manualne księgowanie faktur stanowiło zarówno wąskie gardło procesowe, jak i źródło monotonii dla pracowników. W epoce cyfryzacji, kiedy możliwe jest zautomatyzowanie wielu procesów biznesowych, Delmet postanowił zainwestować w technologię Robotic Process Automation (RPA) w celu automatyzacji tego fundamentalnego procesu. Dzięki współpracy z naszą firmą, Automa Services, udało się stworzyć robota, który teraz automatycznie przetwarza faktury, ekstrahuje niezbędne dane i księguje je w systemie finansowo-księgowym, zwalniając tym samym pracowników od tej powtarzalnej pracy. W rezultacie, proces księgowania stał się znacznie bardziej wydajny, co przyspiesza proces przyjmowania towarów na magazyn i umożliwia ich szybszą sprzedaż.
To wdrożenie nie tylko znacząco zredukowało monotonne obciążenie pracowników, ale także przyczyniło się do poprawy ogólnej wydajności operacyjnej, co jest ważnym krokiem na drodze do pełnej cyfryzacji operacji finansowo-księgowych w firmie Delmet.
"Zdecydowaliśmy się na wdrożenie robotów (Robotic Process Automation) do automatyzacji procesu rejestracji faktur. Roboty zostały zaprogramowane do skanowania, identyfikowania i wprowadzania danych z faktur do naszego systemu sprzedażowego, eliminując potrzebę ręcznego przetwarzania.
Wprowadzenie robotyzacji RPA do procesu rejestracji faktur okazało się przełomowe dla naszej firmy. Zwiększyliśmy efektywność i precyzję procesu, co przyczyniło się do lepszej organizacji łańcucha dostaw, większego zadowolenia pracowników oraz ogólnej poprawy efektywności operacyjnej firmy.
Projekt ten był kluczowym krokiem w naszym dążeniu do pełnej cyfryzacji operacji finansowo-księgowych"
Piotr Sentfleben - Prezes Zarządu w firmie Delmet