top of page

Wdrożenie Robotic Proces Automation w firmie Bakalland 

logo firmy Bakalland

BRANŻA: Produkcyjna

TECHNOLOGIa: uipath
 

PROCES: OBSŁUGA ZAMÓWIEŃ
 

Skuteczność robota: 94%

O FIRMIE:

​

Bakalland S.A. to czołowy producent i dystrybutor produktów spożywczych bazujących na bakaliach w regionie Europy Środkowo-Wschodniej. Z 26-letnią tradycją, firma działa w 4 lokalizacjach i zatrudnia ponad 600 specjalistów. Jej produkty trafiają do kontrahentów w blisko 50 krajach, łącząc nowoczesne technologie z bogatym doświadczeniem. 

KONKRETNA POTRZEBA BIZNESOWA

Choć wiele zamówień Bakalland obsługiwanych było elektronicznie przez EDI (Electronic Data Interexchange), znacząca część trafia do firmy drogą mailową, przede wszystkim od klientów nieintegrowanych systemowo. Takie zamówienia przyjmowane są w różnych formatach od PDF, przez Excela, po pliki tekstowe. Proces obsługi tych zamówień, który polegał na ręcznym wprowadzaniu danych do systemu SAP, był czasochłonny i niósł za sobą pewną gamę ryzyka, m.in. błędy w odczycie i literówki, obsługa zamówień w okresach wzmożonej aktywności (sezonowość) czy też potencjalne ryzyko natury kadrowej (wykwalifikowany personel realizujące monotonną pracę). 

NASZE ROZWIĄZANIE

Automa Services zaproponowała Bakalland realizację projektu Robotic Process Automation z wykorzystaniem technologii UiPath. Celem projektu było stworzenie robota programowego, wspierającego zespół w procesowaniu zamówień. 

​

 

Przyjęto następujące założenia: 

​

​

  1. Robot programowy ma odczytywać maile z załącznikami zawierającymi zamówienia 

  2. Robot ma obsługiwać zamówienia w formacie: PDF, XLS oraz TXT 

  3. Robot programowy ma wprowadzać zamówienia do systemu SAP 

  4. Robot ma możliwość skalowania w zakresie typów zamówień 

 

Dzięki robotom procesowanie zamówień jest nie tylko szybsze, ale również bardziej precyzyjne.

REZULTAT

Dzięki wdrożeniu technologii Robotic Process Automation przez Automa Services, Bakalland z powodzeniem zautomatyzował proces obsługi zamówień otrzymywanych drogą mailową, zapewniając szybszą i bardziej precyzyjną obsługę w systemie SAP bez względu na format zamówienia. Nowoczesne rozwiązanie nie tylko znacząco przyspieszyło pracę, ale również zredukowało ryzyko błędów, podnosząc standardy efektywności i dokładności.

​

  • Robot przetwarza zamówienia nieprzerwanie, nawet w godzinach nocnych, co znacząco przyspiesza ich realizację. 

​

​​

  • Skrócenie czasu procesowania o 70% w porównaniu z ręcznym wprowadzaniem. 

​​

  • Skuteczność przetwarzania na poziomie 94,8%, co oznacza minimalną ilość błędów (pozostałe 5,2% zostało przekazane do manualnego wprowadzenia). 

Pan stoi i patrzy na cele w firmie

ETAPY WDROŻENIA ROBOTYZACJI PROCESU

Etapy wdrożenia robotyzacji procesu

ANALIZA 

Początek projektu to dokładne przeanalizowanie istniejącego procesu oraz jego optymalizacja pod kątem automatyzacji. 

 

 

  • Przebadany został manualny tryb procesowania oraz kroki niezbędne do wprowadzenia zamówienia.  

  • Przeanalizowaliśmy wszystkie typy zamówień, które trafiają do Bakalland w postaci plików o różnych formatach.  

  • Stworzone zostały niezbędne mapowania kodów produktów, które robot programowy będzie potrzebował do sprawnego procesowania zamówień.  

  • Ustaliliśmy formę komunikacji użytkownika z robotem – wybrany został interfejs e-mailowy z uwagi na intuicyjność i fakt, że pracownicy, którzy kontaktują się z robotem, wykorzystują e-mail jako podstawowe narzędzie pracy. 

  • Zdefiniowaliśmy detaliczne raporty z procesowania – robot będzie logował wszystkie kluczowe czynności. 

  • We współpracy z IT Bakalland ustaliliśmy zasady podłączenia się do infrastruktury IT Bakalland oraz przydzielone zostały niezbędne uprawnienia do realizacji projektu. 

WYCENA 

Dzięki skróconemu okresowi wdrażania, projekty RPA generują niższe koszty w porównaniu do standardowych projektów IT. 

 

O ile budowanie systemu IT zwyczajowo mierzy się w kwartałach (a często nawet w latach), o tyle projekt RPA zazwyczaj to pracochłonność rzędu kilku tygodni bądź czasem kilku miesięcy (w przypadku dużych projektów RPA). 

Ponadto, w momencie wejścia w fazę developmentu, projekty te zazwyczaj realizowane są jedynie przez jednego lub dwóch developerów RPA. 

Ten fakt jest bardzo istotny z perspektywy kosztów projektu, który to pozwala na osiągnięcie szybkiego zwrotu z inwestycji. 

BUDOWA ROBOTA

Na podstawie analizy ,przystąpiono do tworzenia robota w metodologii Agile. 

 

Po przygotowaniu infrastruktury IT, niezbędnych dostępów do systemów, instalacji środowiska można było przystąpić do prac związanych z wytworzeniem robota. Proces ten realizowany był w metodyce Agile, z częstym kontaktem z Właścicielem Biznesowym oraz kluczowymi użytkownikami przyszłego robota. Podejście to pozwala na sprawne potwierdzanie sobie pełnego zrozumienia procesu. 

 

Musimy pamiętać, że robot programowy nie zawsze realizuje proces dokładnie tak jak człowiek. Odczytanie pozycji z zamówienia i wprowadzanie tych informacji do systemu SAP nie wymaga już “przeklikiwania się” pomiędzy Excelem a SAP-em. Robot w sposób automatyczny pobiera wszystkie niezbędne informacje a następnie wprowadza komplet danych do zamówienia w SAP. 

FAZA TESTÓW

Przed wdrożeniem, robot był testowany w różnych warunkach, na różnych formatach danych. 

 

Gdy zaprogramowanie robota zbliżało się do końca, wspólnie z działem biznesowym zdefiniowaliśmy przypadki testowe i zaplanowaliśmy testy robota na środowisku testowym. Do testów wykorzystane zostały realne zamówienia w możliwie wielu formatach. 

Przetestowana również była stabilność działania robota w sytuacjach nieprzewidzianych, np. awaria systemu, brak danych parametryzacyjnych - wszystko to w celu zbudowania odporności robota na negatywne sytuacje, które mogą zdarzyć się w działaniu produkcyjnym. 

URUCHOMIENIE I WSPARCIE

Po pozytywnych testach robot został uruchomiony produkcyjne w trybie nadzorowanym. W okresie 2 tygodni po wdrożeniu (nazywanym w Automa Services okresem Early Life Support) robot poddany został gruntownej weryfikacji na produkcji. Skuteczność procesowania spraw przez robota wyniosła 94,8 %, co stanowi bardzo dobry, zadowalający wynik. 

 

Co istotne, robot został skonstruowany w taki sposób, aby można było dołączać do niego rozmaite nowe typy zamówień w różnych formatach i od różnych nowych Klientów. Rozwiązanie to przyczyni się do długoterminowej skuteczności i efektywności operacyjnej w Bakalland. 

To wdrożenie stanowi doskonały przykład połączenia nowoczesnych technologii z tradycją i doświadczeniem, dając możliwość jeszcze bardziej efektywnej pracy w obszarze obsługi zamówień. 

Usprawnienie procesów w firmie brzmi jak wyzwanie?

Rozpocznij zmiany od bezpłatnej konsultacji i razem wypracujmy skuteczne strategie dla Twojego biznesu!

bottom of page